Die E-Rechnung ist inzwischen fester Bestandteil des Geschäftsverkehrs. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue umsatzsteuerliche Regeln für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für Unternehmen bedeutet das: Rechnungsprozesse müssen Schritt für Schritt auf die neuen Anforderungen ausgerichtet werden.
Das Bundesministerium der Finanzen hat seine FAQ zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung zuletzt im März 2026 aktualisiert.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung, die per E-Mail verschickt wird.
Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung grundsätzlich nur dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF, das per E-Mail versendet wird, erfüllt diese Definition grundsätzlich nicht.
Zu den in Deutschland relevanten Formaten gehören beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, soweit die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind.
Wer muss E-Rechnungen ausstellen?
Die neuen Regelungen betreffen grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B), soweit die gesetzlichen Voraussetzungen für die Ausstellung einer Rechnung vorliegen.
Rechnungen an private Endverbraucher sind von der verpflichtenden E-Rechnung grundsätzlich nicht betroffen. Auch für bestimmte steuerfreie Umsätze und weitere gesetzlich geregelte Fälle bestehen Ausnahmen.
Unternehmer sollten deshalb zunächst prüfen, welche ihrer Kunden tatsächlich unter die B2B-Regelungen fallen.
Übergangsregelungen geben Unternehmen Zeit
Die Einführung erfolgt nicht mit einem einzigen Stichtag für sämtliche Rechnungen.
Für die Jahre 2025 bis 2027 gelten Übergangsregelungen. Dadurch können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse schrittweise umstellen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen die E-Rechnung ignorieren sollten.
Gerade die Fähigkeit, E-Rechnungen zu empfangen und ordnungsgemäß zu verarbeiten, sollte frühzeitig sichergestellt werden.
Eine E-Rechnung muss strukturiert sein
Ein zentraler Unterschied zur klassischen PDF-Rechnung liegt in der strukturierten Datenübermittlung.
Die Rechnung muss so aufgebaut sein, dass die relevanten Informationen elektronisch verarbeitet werden können. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen grundsätzlich im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Ein bloßer Verweis auf eine unstrukturierte Anlage reicht hierfür nicht aus.
Zusätzliche Informationen können jedoch beispielsweise als Anlage beigefügt werden.
Was bedeutet die E-Rechnung für den Rechnungsempfang?
Unternehmen müssen nicht nur in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen. Sie müssen auch dafür sorgen, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Dafür kann beispielsweise ein entsprechendes Buchhaltungs- oder Rechnungssystem eingesetzt werden.
Wichtig ist insbesondere, dass die strukturierten Rechnungsdaten erhalten bleiben und nicht lediglich in ein PDF umgewandelt werden.
Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Bei E-Rechnungen gelten besondere Anforderungen an die Aufbewahrung.
Nach den aktuellen BMF-Hinweisen ist bei einer E-Rechnung insbesondere der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form so aufzubewahren, dass die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet bleibt. Das BMF verweist dabei auch auf die GoBD.
Unternehmer sollten deshalb frühzeitig prüfen, ob ihr digitales Archiv die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aufbewahrung erfüllt.
Was passiert bei einer fehlerhaften E-Rechnung?
Eine Rechnung muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Bei strukturellen oder technischen Fehlern kann die Rechnung die Voraussetzungen einer E-Rechnung verfehlen.
Das BMF hat in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 seine Verwaltungsauffassung zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung aktualisiert und unter anderem klargestellt, wie mit fehlerhaften strukturierten Rechnungsformaten umzugehen ist.
Eine technische Validierung kann deshalb sinnvoll sein, um Fehler bereits vor dem Versand zu erkennen. Das BMF empfiehlt eine solche Prüfung insbesondere zur Fehlervermeidung.
Was sollten Unternehmen 2026 jetzt tun?
Unternehmen sollten die Übergangszeit nutzen, um ihre Prozesse zu überprüfen.
Eine sinnvolle Vorbereitung umfasst insbesondere:
- prüfen, ob das eigene System E-Rechnungen empfangen kann
- geeignete E-Rechnungsformate auswählen
- Rechnungssoftware auf Aktualität prüfen
- Archivierungsprozesse überprüfen
- Mitarbeiter mit den neuen Prozessen vertraut machen
- Eingangsrechnungen auf ihre formelle und technische Verarbeitung prüfen
- Ausgangsrechnungen schrittweise auf geeignete E-Rechnungsformate umstellen
Fazit
Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung des Rechnungswesens. Für Unternehmen bedeutet sie nicht lediglich, eine PDF-Rechnung durch eine XML-Datei zu ersetzen. Vielmehr müssen Rechnungsstellung, Empfang, Verarbeitung und Archivierung auf die neuen Anforderungen abgestimmt werden.
2026 ist deshalb ein guter Zeitpunkt, die eigenen Prozesse zu überprüfen und die E-Rechnung fest in die Buchhaltung zu integrieren.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen (BMF), FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026.
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und Anforderungen an E-Rechnungen.
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen.
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge.
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern.
- Bundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung: Fragen und Antworten zur E-Rechnung