Die Zeiten, in denen eine Betriebsprüfung ausschließlich mit Aktenordnern am Schreibtisch stattfand, sind längst vorbei. Buchhaltung, Rechnungen, Kassenaufzeichnungen und Belege werden heute überwiegend digital verarbeitet. Entsprechend greifen auch die Finanzämter bei Außenprüfungen zunehmend auf elektronische Daten zu.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Die Finanzverwaltung hat bei einer Außenprüfung grundsätzlich das Recht, auf steuerlich relevante elektronische Daten zuzugreifen. Nach § 147 Abs. 6 AO kann sie Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, einen Datenexport verlangen oder die Daten in maschinell auswertbarer Form anfordern. Unternehmen müssen diesen Datenzugriff unterstützen.
Damit wird eine Frage immer wichtiger: Ist nachvollziehbar dokumentiert, wie die digitalen Buchführungsprozesse im Unternehmen funktionieren?
Genau hier kommt die Verfahrensdokumentation ins Spiel.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie Belege und steuerlich relevante Daten im Unternehmen erfasst, verarbeitet, gespeichert und wiedergegeben werden. Sie sollte insbesondere die eingesetzten Systeme, Zuständigkeiten, Abläufe und Kontrollen abbilden.
Die GoBD sehen eine solche Dokumentation insbesondere dort vor, wo elektronische Verfahren für die Buchführung und Aufbewahrung eingesetzt werden. Die aktuellen GoBD verweisen ausdrücklich auf die Dokumentation der angewandten Verfahren.
Dabei muss die Dokumentation nicht kompliziert sein. Entscheidend ist vielmehr, dass die tatsächlichen Abläufe im Unternehmen verständlich und nachvollziehbar beschrieben sind und die Dokumentation bei Änderungen angepasst wird.
Was sollten Unternehmen jetzt prüfen?
Wer digital arbeitet, sollte seine Prozesse regelmäßig daraufhin überprüfen, ob beispielsweise
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen nachvollziehbar verarbeitet werden,
- Änderungen und Korrekturen dokumentiert werden,
- digitale Belege vollständig und revisionssicher aufbewahrt werden,
- Zuständigkeiten klar geregelt sind und
- die eingesetzten Programme und Schnittstellen dokumentiert sind.
Auch die Mitwirkungspflichten bei einer Außenprüfung haben an Bedeutung gewonnen. Nach § 200 AO muss der Steuerpflichtige unter anderem Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen vorlegen und die Finanzbehörde beim Datenzugriff unterstützen. Bei einem qualifizierten Mitwirkungsverlangen können zudem besondere Folgen bei einer nicht ausreichenden Mitwirkung entstehen.
Unser Steuertipp
Unternehmen sollten die Verfahrensdokumentation nicht erst erstellen, wenn sich das Finanzamt zur Prüfung anmeldet. Sinnvoller ist es, die digitalen Prozesse frühzeitig zu dokumentieren und die Unterlagen bei Änderungen laufend zu aktualisieren.
Eine gut gepflegte Verfahrensdokumentation schafft dabei nicht nur Sicherheit für eine mögliche Betriebsprüfung, sondern sorgt auch intern für klarere und nachvollziehbare Abläufe.
Fazit: Die digitale Buchführung verändert auch die Betriebsprüfung. Wer seine Prozesse transparent dokumentiert und den Datenbestand im Griff hat, ist für die digitale Prüfung deutlich besser aufgestellt.
Quellen