Laptop, Bürostuhl, Werkzeug oder typische Berufskleidung: Im Berufsalltag entstehen zahlreiche Kosten für Gegenstände, die Arbeitnehmer für ihre Tätigkeit benötigen. Doch welche dieser Ausgaben lassen sich steuerlich geltend machen?
Grundsätzlich können beruflich veranlasste Aufwendungen als Werbungskosten berücksichtigt werden. Dazu gehören auch Aufwendungen für Arbeitsmittel. Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG. Dort werden beispielsweise Werkzeuge und typische Berufskleidung ausdrücklich als Arbeitsmittel genannt.
Was sind Arbeitsmittel?
Als Arbeitsmittel gelten Gegenstände, die überwiegend zur Ausübung der beruflichen Tätigkeit verwendet werden. Entscheidend ist also der berufliche Zusammenhang.
Typische Beispiele sind:
- Laptop oder Computer
- Monitor und Tastatur
- Drucker
- Bürostuhl
- Werkzeug
- Fachliteratur
- Beruflich benötigte Software
- Aktentasche
- Typische Berufskleidung
- Arbeitsmaterialien
Auch kleinere Anschaffungen können steuerlich interessant sein. Wichtig ist grundsätzlich, dass die Aufwendungen tatsächlich beruflich veranlasst sind.
Berufliche und private Nutzung
Nicht jeder Gegenstand, der auch im Beruf verwendet wird, kann automatisch vollständig abgesetzt werden. Wird ein Arbeitsmittel sowohl beruflich als auch privat genutzt, kommt es auf den jeweiligen Nutzungsanteil an.
Wird beispielsweise ein Computer zu 80 Prozent beruflich und zu 20 Prozent privat genutzt, kann grundsätzlich der beruflich veranlasste Anteil der Kosten berücksichtigt werden.
Bei einer nahezu ausschließlich beruflichen Nutzung kann unter den jeweiligen Voraussetzungen auch ein vollständiger Abzug möglich sein.
Sofort absetzen oder über mehrere Jahre verteilen?
Bei der steuerlichen Behandlung kommt es unter anderem auf die Höhe der Anschaffungskosten und die Art des Gegenstands an.
Für geringwertige Wirtschaftsgüter gelten besondere steuerliche Regeln. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 EStG verweist für Arbeitnehmer auf die entsprechenden Vorschriften des § 6 Abs. 2 EStG. Bei höherwertigen Gegenständen kann dagegen eine Verteilung der Kosten über die Nutzungsdauer erforderlich sein.
Bei bestimmten digitalen Wirtschaftsgütern bestehen zudem besondere Regelungen zur Nutzungsdauer. Deshalb sollte bei größeren Anschaffungen geprüft werden, welche steuerliche Behandlung im konkreten Fall zutrifft.
Was gilt für Berufskleidung?
Nicht jede Kleidung, die bei der Arbeit getragen wird, ist steuerlich absetzbar.
Typische Berufskleidung, die nahezu ausschließlich beruflich verwendet werden kann, kann grundsätzlich als Arbeitsmittel berücksichtigt werden. Dazu gehören beispielsweise Schutzkleidung oder bestimmte Uniformen.
Normale Kleidung, die auch privat getragen werden kann, ist dagegen grundsätzlich nicht allein deshalb steuerlich abziehbar, weil sie im Berufsalltag getragen wird.
Belege unbedingt aufbewahren
Für die Steuererklärung sollten Rechnungen und Zahlungsnachweise aufbewahrt werden. Besonders bei höherwertigen Arbeitsmitteln ist eine nachvollziehbare Dokumentation wichtig.
Außerdem sollte bei gemischter Nutzung nachvollziehbar sein, wie sich der berufliche Nutzungsanteil ergibt.
Was sollten Arbeitnehmer bei der Steuererklärung beachten?
Arbeitsmittel gehören grundsätzlich zu den Werbungskosten. Allerdings wirkt sich eine zusätzliche Ausgabe steuerlich nur dann aus, wenn sie sich bei der Ermittlung der steuerlich relevanten Werbungskosten tatsächlich auswirkt.
Wer regelmäßig beruflich bedingte Anschaffungen hat, sollte deshalb bereits während des Jahres entsprechende Belege sammeln und die Ausgaben dokumentieren.
Fazit
Arbeitsmittel können Arbeitnehmer steuerlich entlasten. Ob ein Gegenstand sofort, anteilig oder über mehrere Jahre berücksichtigt werden kann, hängt jedoch von der Art des Arbeitsmittels, den Anschaffungskosten und seiner beruflichen Nutzung ab.
Wer regelmäßig im Homeoffice oder mit digitalen Arbeitsmitteln arbeitet, sollte deshalb insbesondere Ausgaben für Computer, Monitore, Software und sonstige beruflich benötigte Ausstattung prüfen.
Quellen