Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue gesetzliche Verpflichtung für alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme nutzen:
Sie müssen diese inklusive der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) beim zuständigen Finanzamt melden.
- Warum ist das wichtig?
Elektronische Kassensysteme mit TSE dienen der fälschungssicheren Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Die TSE stellt sicher, dass Transaktionen nicht manipuliert oder nachträglich verändert werden können. Diese Regelung ist Teil der Maßnahmen gegen Steuerbetrug und Datenmanipulation in der Buchführung.
- Gesetzliche Grundlage
Die Meldepflicht ergibt sich aus § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Danach müssen alle elektronischen Kassensysteme – unabhängig davon, ob sie täglich im Einsatz sind oder z. B. nur als Ersatzgerät im Lager stehen – gemeldet werden.
Damit Sie Ihre Pflichten rechtzeitig erfüllen, beachten Sie bitte folgende Fristen:
- Für Bestandsgeräte, welche vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden gilt:
Diese mussten bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden. - Für neu angeschaffte Systeme, welche nach dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen wurden gilt:
Diese müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung dem Finanzamt übermittelt werden.
- Welche Geräte müssen gemeldet werden? Meldepflichtig sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion, die mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) betrieben werden oder betrieben werden müssen.
Dazu gehören insbesondere:
- Elektronische Registrierkassen (klassische Kassen mit Display und Tastatur)
- PC-Kassensysteme (Kassensoftware auf Desktop- oder Laptop-Rechnern)
- Tablet- oder Appbasierte Kassensysteme (z. B. iPad- oder Android-Kassen)
- Warenwirtschafts- und ERP-Systeme mit integrierter Kassenfunktion
- Branchensoftware mit Kassenmodul (z. B. für Gastronomie, Hotellerie, Praxen, Friseure)
- Elektronische Waagen mit Registrierkassenfunktion
- Selbstbedienungskassen und Terminals mit Zahlungsfunktion
- EU-Taxameter mit TSE
- Wegstreckenzähler mit TSE
- Wie wird die Meldung durchgeführt? Die Mitteilung an das Finanzamt muss elektronisch erfolgen, und zwar über:
- das „Mein ELSTER“-Portal,
- den Upload einer XML-Datei, die von Ihrer Kassensoftware generiert wird,
- oder über eine ERiC-Schnittstelle aus Ihrer Software heraus.
Es gibt keine klassischen Papier-Formulare mehr für diese Meldung – alles läuft über digitale Wege.
- Was passiert bei Nicht-Beachtung? Wenn ein elektronisches Kassensystem nicht fristgerecht gemeldet wird, kann das zu Bußgeldern oder steuerlichen Nachteilen führen. Die Finanzverwaltung prüft die Angaben im Rahmen von Betriebsprüfungen oder Kassen-Nachschauen.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Prüfung, ob Ihr System gemeldet werden muss sowie bei der Durchführung.